Supplier Code of Conduct - Axiata Digital Labs

English
Bahasa

ADL is strongly committed to observing the highest ethical standards in all its procurement activities. As such, this Axiata Digital Labs Supplier Code of Conduct (“Code”) has been prepared to provide a clear statement of ADL’s expectation from Suppliers in all procurement dealings, ensuring that internationally recognised procurement ethics are followed. Transparency and accountability should be strictly adhered to in all procurement activities. This Code establishes the standards required for conducting business with ADL. Our goal is to work with our Suppliers to ensure full compliance with these principles. These requirements set out the minimum levels of compliance required of ADL’s Suppliers. As a Supplier, you are encouraged to exceed the requirements wherever possible. We will consider these principles in our selection of Suppliers and will actively monitor Suppliers’ compliance.

ADL may amend and add to this Code at any time and from time to time. Supplier and Supplier Representatives are bound by such amendments and additions published from time to time and accessible at https://www.axiatadigitallabs.com/supplier-code-of-conduct/. References to this Code shall be deemed to include such amendments and additions. Supplier shall ensure that Supplier Representatives comply with this Code.

1. APPLICABILITY OF THE CODE

This Code shall apply to all:

(i) counterparties including suppliers, contractors, consultants, dealers, distributors, vendors, service providers, business partners, channel partners, joint venture partners (individually and/or collectively “Counterparties”);

(ii) prospective Counterparties (individually and/or collectively “Prospective Counterparties”);

(iii) parents or subsidiaries of the Counterparties or Prospective Counterparties (individually and/or collectively “Related Corporations”); and

(iv) the respective personnel, officers, directors, representatives, agents and contractors of, and any other entities acting on behalf of, the Counterparties or Prospective Counterparties (individually and/or collectively ” Representatives”).

Counterparties and Prospective Counterparties are hereinafter individually and/or collectively referred to as “Suppliers” and Related Corporations and Representatives are hereinafter individually and/or collectively referred to as “Supplier Representatives”.

Suppliers shall, and shall cause Supplier Representatives to, ensure this Code and other relevant information are communicated throughout their organization and made available to their respective employees in a comprehensible language(s) of its employees and supervisors.

Suppliers’ and the Supplier Representatives’ acknowledgement of this Code is a pre-requisite in every ADL contract for supply. Through the acceptance of a Purchase Order and/or signing of contract, which make reference to the Code, the Supplier commits that it shall adhere to and conduct itself in a manner consistent with the provisions contained in this Code.

2. BUSINESS PRACTICES

2.1 Laws, Including Regulations and Other Legal Requirements

Suppliers shall comply with all applicable laws and regulations in all jurisdictions where they conduct business. Where the requirements under applicable laws or regulations differ or are in conflict with this Code, the Supplier shall comply with the highest standard consistent with applicable laws or regulations.

Suppliers are also expected to ensure it has obtained all necessary regulatory approvals to conduct its business in the relevant jurisdictions. This includes any licenses, permits, approvals, permissions granted by local regulators and federal authorities.

2.2 Policy on Bribery and Corruption

ADL expects all Suppliers and companies seeking to sell goods or services to conduct their business in accordance with the highest ethical standards. ADL is committed to conducting business with Zero Tolerance Policy against all forms of bribery and corruption and expects its Suppliers to do the same. In this regard, Suppliers shall comply with ADL’s Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy, a copy of which can be accessed at https://www.axiatadigitallabs.com/anti-bribery-anti-corruption-policy/

Suppliers shall never offer a bribe or kickback in any form to ADL employees, their families or nominees, or engage in unethical or unacceptable business practices in order to obtain or maintain ADL’s business. Suppliers are prohibited to directly or indirectly offer, promise, give, solicit or accept or agree to accept or attempt to obtain anything that might be regarded as a facilitation payment in any form. Suppliers shall never improperly influence a Public/Government Official and PEPs to seek or retain business advantage for and/or on behalf of ADL and will make committed efforts to transact in a fair and transparent manner. Suppliers must report to ADL if any ADL employees or business associates requests any such incentive. During a bid or evaluation process, Suppliers should not entertain nor seek to influence ADL employees involved in the bid or evaluation, or their families, through gifts, payments, favours, services or other benefits that will or could influence any business decision or that create the appearance of influencing any business decision.

ADL has adopted a “No Gift” Policy, whereby all its stakeholders[1] as well as their family members, who are acting for, and on behalf of ADL, directly or indirectly, are prohibited from giving or accepting gifts to avoid conflict of interest (actual or perceived) as a gift can be seen as a bribe that may negatively impact ADL’s reputation or be in violation of the ABAC Policy as well as laws and regulations. Gifts in the form of cash or cash equivalent is prohibited. Any gifts offered, given or received (in exceptional circumstances) shall be in compliance with the law, ADL’s Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy, and other relevant policies and procedures. If any gifts are offered, given and received, employees are required to declare and/or get prior approval. Gifts should not be offered or given to ADL employees or their relatives and families, if it could reasonably give the appearance of influencing the business relationship with ADL or any business decision arising out of the business relationship. For the avoidance of doubt, gift is defined to include all forms of entertainment, travel and hospitalities, donations and sponsorships.

2.3 Position on Conflict of Interest

Supplier must report to ADL’s Head of Procurement in writing if any director or employee of ADL and/or relatives of director or employee of ADL are employees, partners, directors, or shareholders (other than publicly traded securities) of the Supplier. Relatives of an ADL director or employee comprise of the director’s or employee’s spouse, parents, children, brothers or sisters, or spouse of child, brother and sister. It is ADL’s policy that a director or employee declares any interests that they or their relatives, directly or indirectly, have in a bid or a Supplier.

2.4 Anti-Competitive Conduct

Suppliers shall comply to competition legislation and regulations where applicable and not engage in anti-competitive conduct such as but not limited to collusive behaviour, tying or linking arrangements, misuse of market power and refusal to supply.

ADL expect its Suppliers to adhere to all anti-trust laws and regulations to ensure a free and open marketplace. Suppliers must not propose, or enter into, any agreements with a competitor to fix or stabilize pricing, allocate customers, territories, products or markets, rig bids or collude on bid quotes, or boycott a competitor or customers.

2.5 Dealing with Public or Government Officials and Politically Exposed Persons (PEP)

ADL strives to build transparent and fair relationships with Public or Government Officials (including regulators) and PEP. PEP is defined as a person entrusted with a local or foreign country’s public or governmental function. ADL suppliers, employees and/or their representatives shall comply with the ADL’s Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy and all applicable laws and regulations in all dealings or interactions with Public or Government Officials (including regulators) and PEP.

ADL expects the conduct of Suppliers or Supplier Representatives who perform tasks and works for ADL to be above board. Any misrepresentation, illegal or unethical conduct shall be regarded as breach of this code of conduct.

3. LABOUR RIGHTS AND WORKING CONDITIONS

ADL expects its Suppliers to comply with all applicable labour laws and regulations and international labour rights and principles as established by ILO in the 1998 Declaration on Fundamental Principles and Rights at work.

3.1 Forced or Involuntary Labour

Suppliers shall not use forced or involuntary labour of any type (e.g., forced, bonded, indentured or involuntary prison labour). Employment is voluntary.

3.2 Child Labour Avoidance

Suppliers shall not use child[2] labour. The use of legitimate workplace apprenticeship programs, which comply with all laws and regulations, is supported. Workers under the age of 18 shall not perform work that is likely to jeopardise the health or safety of young workers.

3.3 Wages and Benefits

Compensation paid to workers shall comply with all applicable wage laws and regulations, including those relating to minimum wages, overtime hours and legally mandated benefits. The basis on which each worker is being paid is to be provided each such worker in a timely manner via pay stub or similar documentation.

3.4 Working Hours

ADL expects its Suppliers to comply with industry norms and applicable local laws and regulations on working hour requirements as stipulated in the applicable country’s governing labour laws and regulations. Suppliers shall ensure that all overtime work is voluntary and compensated at the prevailing overtime rates. Employees should be allowed at least one day off per seven-day week.

3.5 Respect and Dignity

Suppliers shall treat all employees with respect and shall not use corporal punishment, threats of violence or other forms of physical coercion or harassment.

3.6 Non-discrimination

Suppliers shall not discriminate[3] in its hiring and employment practices.

3.7 Freedom of Association

Suppliers shall recognize their employees’ rights to join or refuse to join labour unions or associations and to bargain collectively as permitted by law. Suppliers have the right to establish favourable employment conditions and to maintain open communication and direct engagement between workers and management as a means to resolve workplace and compensation issues and promoting positive employee relations that make employees view third-party representation as unnecessary.

4. HEALTH AND SAFETY

Suppliers shall provide their employees with a safe and healthy workplace in compliance with all applicable laws and regulations. Consistent with these obligations, Suppliers shall have trainings, certifications and implement effective programmes that include effective safety programmes[4] to educate and remind their employees/workers on the fundamentals of health and safety.

Suppliers shall make available safety information on identified workplace risks, and their employees is correspondingly trained to ensure they are adequately protected. Suppliers will identify and assess likely and potential emergency situations in the workplace and minimize their impact by implementing emergency plans and response procedures.

5. ENVIRONMENT

Suppliers shall operate in a manner that is protective of the environment. At a minimum, Suppliers shall comply with all applicable environmental laws, regulations and standards[5]. Suppliers shall also comply with any additional environmental requirements specific to the products or services being provided to ADL as called for in design and product specifications, and contract documents. Suppliers should strive to implement management systems to meet these requirements.

6. DATA PRIVACY AND CYBER SECURITY

All ADL’s corporate, customer, business partner and employee personal information, may it be in physical or digital form, are strictly private and confidential. Confidentiality is critical to protecting the integrity of our information assets, competitive advantage and regulatory compliance.

ADL expects Suppliers to:

process the data in accordance to ADL’s instructions, and its contractual obligations and at all times according to the local data protection laws and regulations;
implement appropriate governance, physical, technical and organizational measures to ensure a level of security in line with the risk that the processing represents;
conduct the engagement with integrity and maintain within the cost and time boundaries;
be vigilant on risks and work within the limits of authority of the engagement without exposing ADL to undue risks; and
ensure that its employees and subcontractors receive appropriate training and have committed themselves to an obligation of data privacy and cyber security.
ensure any assets and systems they have been granted access to are protected from abuse and malware and to ensure and maintain a high level of confidentiality, integrity and availability.
ensure provided access to ADL systems is maintained at the lowest privilege level for authorized users only and promptly removed when no longer applicable
promptly notify ADL on all weaknesses in cybersecurity discovered.
shall not by action or inaction allow the systems and applications in ADL be made vulnerable.
comply with all applicable policies and standards while working on site at ADL premises.

ADL views breaches or non-compliance with laws or regulations, ADL’s policies or contractual terms, including those pertaining to data privacy and data security, seriously, and may lead to sanctions and actions being invoked against the Supplier.

Supplier shall promptly notify ADL, in the event of any anticipated, suspected or actual:

breach or non-compliance with laws or regulations, ADL policies or contractual terms in relation to data privacy or data security and
cyber threat to, security breach of, or loss or corruption of, ADL’s data and

7. ANTI MONEY LAUNDERING

ADL strictly prohibits money laundering and terrorism funding in any form or manner.

ADL views breaches or non-compliance with laws or regulations, ADL policies or contractual terms, including those pertaining to money laundering and terrorism funding, seriously, and may lead to sanctions and actions being invoked against the Supplier.

Supplier shall promptly notify ADL in the event of any anticipated, suspected or actual breach or non-compliance with laws or regulations, ADL policies or contractual terms in relation to money laundering or terrorism financing.

8. MONITORING COMPLIANCE TO THE CODE

To facilitate the monitoring of Suppliers’ compliance with this Code, ADL expects Suppliers to:

Develop and maintain all necessary documentation to support compliance with the described standards; such documentation shall be accurate, up to date and complete;
Provide ADL’s representatives with access to all relevant records and documentations, in relation to engagements with ADL, upon ADL’s request;
Allow ADL’s representatives to conduct interviews (in relation to engagements with Axiata Group) with the Supplier’s employees and management and other Supplier Representatives separately;
Allow ADL’s representatives to conduct announced site visits (in relation to engagements with Axiata Group) of Supplier and Supplier Representatives locations; and
Respond promptly to reasonable inquiries from ADL’s representatives in relation to the implementation of this Code.

Supplier shall have a process in place for timely correction of any deficiencies or violations identified by such an assessment.

9. REPRESENTATION

Suppliers shall provide honest, accurate and open representation of their organization, its qualification, experience and capabilities. Suppliers shall also disclose, if requested, accurate references of previous work undertaken. Where references of previous work undertaken cannot be disclosed due to confidentiality obligations, the Supplier shall reasonably endeavour to obtain the appropriate permissions and shall at a minimum disclose such information without breaching such obligations of confidentiality.

10. RAISING CONCERNS

The official Speak Up channel (https://axiatagroup.integrityline.com) can be used by Suppliers to voice and register their concerns, including any act or conduct that is in violation of the Supplier Code of Conduct, actual or suspected misconduct, illegal or unethical behaviour, without fear of retaliation or unfair treatment. A Supplier shall ensure that there is a reasonable belief or basis for the concern, and the disclosure is made in good faith and not for personal gain or motivated by ill or malicious intention. Mere rumour or hearsay information is not the basis for speaking up or to whistle blow.

Axiata Group is committed to protect, within reason and means, anyone who reports or raises a concern in good faith, and those who participate in or conduct an investigation, from retaliation. For further information on Whistleblowing/Speaking Up and the official Speak Up channel, please refer to Axiata’s Whistleblowing / Speaking Up Policy and Procedures (https://www.axiata.com/sites/default/files/docs/Whistleblowing_Policy_Procedures.pdf).

12. COMPLIANCE TO CODE

A breach of the Code may result in actions being invoked against that Supplier, in addition to any contractual or legal remedies. The actions applied will depend on the nature and seriousness of the breach and on the degree of commitment shown by the Supplier in breach to its obligations under the Code. The range of actions available to be imposed on the Supplier includes but is not restricted to the following:

Formal warnings – that the continued non-compliance will lead to more severe actions;
Disclosure of nature of breach to all Axiata subsidiaries and associate companies; or
Immediate termination of contract, without

[1] Refers to internal and external parties that have dealings with ADL which includes all members of the Board of Directors, employees at all levels as well as third parties including customers, suppliers, contractors, vendors, agents, consultants, representatives, distributors, joint venture partners and other external stakeholder(s) acting for or on behalf of ADL.

[2] The term “child” refers to any person under the age of 15 (or such other age where the law of the country dictates), or under the age for completing compulsory education, or under the minimum age for employment in the country, whichever is lowest.

[3] Forms of discrimination may include race, religion, age, nationality, social or ethnic origin, sexual orientation, gender, gender identity or expression, marital status, pregnancy, political affiliation, or disability.

[4] Covering areas such as human safety, emergency preparedness, chemical, physical and biological agent exposure, ergonomics, and incident reporting and investigation.

[5] Such standard includes chemical and waste management and disposal, recycling, industrial wastewater treatment and discharge, air emissions controls, environmental permits and environmental reporting.

ADL sangat berkomitmen untuk menerapkan standar etika tertinggi dalam seluruh kegiatan pengadaan. Oleh karena itu, Kode Etik Pemasok Axiata Digital Labs (“Kode”) ini disusun untuk memberikan pernyataan yang jelas mengenai harapan ADL terhadap para Pemasok dalam setiap kegiatan pengadaan dengan memastikan diterapkannya etika pengadaan yang diakui secara internasional. Transparansi dan pertanggungjawaban harus ditegakkan secara ketat dalam seluruh kegiatan pengadaan. Kode ini menetapkan standar yang harus dipenuhi dalam menjalankan usaha dengan ADL. Tujuan kami adalah bekerja sama dengan para Pemasok untuk memastikan kepatuhan penuh terhadap Kode ini. Persyaratan yang tercantum di dalamnya menetapkan tingkat kepatuhan minimal yang harus dipenuhi oleh para Pemasok ADL. Sebagai Pemasok, Anda diharapkan untuk memenuhi dan melampaui persyaratan tersebut sejauh mungkin. Kami akan mempertimbangkan Kode ini dalam proses pemilihan Pemasok dan akan secara aktif memantau kepatuhan para Pemasok terhadap Kode ini.

ADL dapat mengubah dan menambah isi Kode ini kapan saja dan dari waktu ke waktu. Pemasok dan Perwakilan Pemasok terikat pada setiap perubahan dan penambahan yang diterbitkan dari waktu ke waktu dan dapat diakses melalui https://www.axiatadigitallabs.com/supplier-code-of-conduct/. Setiap referensi terhadap Kode ini akan dianggap mencakup perubahan dan penambahan tersebut. Pemasok harus memastikan bahwa seluruh Perwakilan Pemasok mematuhi Kode ini.

1. PENERAPAN KODE ETIK

Kode ini berlaku bagi seluruh pihak berikut:

(i) pihak terkait, termasuk pemasok, kontraktor, konsultan, dealer, distributor, vendor, penyedia jasa, mitra usaha, mitra jaringan distribusi, serta mitra usaha patungan (secara terpisah dan/atau bersama-sama disebut sebagai “Pihak Terkait”);

(ii) calon Pihak Terkait (secara terpisah dan/atau bersama-sama disebut sebagai “Calon Pihak Terkait”);

(iii) induk perusahaan atau anak perusahaan dari Pihak Terkait atau Calon Pihak Terkait (secara terpisah dan/atau bersama-sama disebut sebagai “Perusahaan Terkait”); dan

(iv) personil, pejabat, direktur, perwakilan, agen, serta kontraktor, maupun entitas lain yang bertindak atas nama Pihak Terkait atau Calon Pihak Terkait (secara terpisah dan/atau bersama-sama disebut sebagai “Perwakilan”).

Pihak Terkait dan Calon Pihak Terkait selanjutnya secara terpisah dan/atau bersama-sama disebut sebagai “Pemasok”, dan Perusahaan Terkait serta Perwakilan selanjutnya secara terpisah dan/atau bersama-sama disebut sebagai “Perwakilan Pemasok”.

Pemasok harus, dan harus memastikan bahwa Perwakilan Pemasok juga, menyebarluaskan Kode ini serta informasi terkait lainnya ke seluruh organisasi mereka, dan memastikan bahwa informasi tersebut tersedia untuk setiap karyawan dalam bahasa yang dapat dipahami oleh karyawan dan pengawas mereka masing-masing.

Pemasok dan Perwakilan Pemasok mengakui Kode ini merupakan prasyarat dalam setiap kontrak pengadaan dengan ADL. Dengan menerima Pesanan Pembelian dan/atau menandatangani kontrak yang memuat rujukan terhadap Kode ini, Pemasok berkomitmen untuk secara konsisten mematuhi serta melakukan seluruh ketentuan yang tercantum dalam Kode ini.

2. PRAKTIK USAHA

2.1 Hukum, Termasuk Peraturan dan Persyaratan Hukum Lainnya

Pemasok harus mematuhi seluruh hukum dan peraturan yang berlaku di setiap yurisdiksi tempat mereka menjalankan kegiatan usahanya. Jika terdapat perbedaan atau pertentangan antara ketentuan hukum atau peraturan yang berlaku dengan ketentuan dalam Kode ini, maka Pemasok harus mematuhi standar tertinggi yang tetap selaras dengan hukum atau peraturan yang berlaku.

Pemasok juga diharapkan untuk memastikan bahwa mereka telah memperoleh seluruh izin yang diperlukan untuk menjalankan usahanya di yurisdiksi terkait. Hal ini mencakup, namun tidak terbatas pada, lisensi, izin, persetujuan, atau pernyataan izin yang diberikan oleh badan regulator setempat maupun badan pemerintah pusat.

2.2 Kebijakan Anti-Suap dan Korupsi

ADL mengharapkan Pemasok dan perusahaan yang ingin menjual barang atau jasa, untuk menjalankan usaha mereka sesuai dengan standar etika tertinggi. ADL berkomitmen untuk menjalankan usaha dengan Kebijakan Nol Toleransi terhadap segala bentuk suap dan korupsi, serta mengharapkan Pemasok juga melakukan hal yang sama. Sehubungan dengan hal tersebut, Pemasok harus mematuhi Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi ADL, salinannya dapat diakses di https://www.axiatadigitallabs.com/anti-bribery-anti-corruption-policy/.

Pemasok dilarang keras menawarkan suap atau gratifikasi dalam bentuk apapun kepada karyawan ADL, keluarga atau penerus mereka, serta dilarang melakukan praktik usaha yang tidak etis atau tidak dapat diterima untuk memperoleh atau mempertahankan kerja sama dengan ADL. Baik secara langsung maupun tidak langsung, Pemasok dilarang menawarkan, menjanjikan, memberi, meminta, menerima, menyetujui untuk menerima, atau berupaya memperoleh sesuatu yang dapat dianggap sebagai pembayaran fasilitas dalam bentuk apapun. Pemasok juga dilarang memengaruhi Pejabat Publik/Pemerintah dan PEP secara tidak semestinya untuk mencari atau mempertahankan keuntungan usaha bagi ADL dan harus melakukan upaya terbaik untuk bertransaksi secara adil dan transparan. Pemasok harus melaporkan kepada ADL jika ada karyawan ADL atau mitra usaha yang meminta insentif semacam itu. Selama proses tender atau evaluasi, Pemasok tidak boleh membujuk atau berusaha memengaruhi karyawan ADL yang terlibat dalam tender atau evaluasi, termasuk keluarga mereka, melalui hadiah, uang, layanan, atau keuntungan lain yang dapat memengaruhi atau menimbulkan kesan memengaruhi keputusan bisnis.

ADL telah menerapkan Kebijakan “Tanpa Hadiah”, di mana seluruh pemangku kepentingan[1] ADL beserta anggota keluarga mereka yang bertindak untuk dan atas nama ADL, baik secara langsung maupun tidak langsung, dilarang memberikan atau menerima hadiah untuk menghindari konflik kepentingan (baik secara nyata maupun persepsi), karena hadiah dapat dianggap sebagai suap yang berpotensi merugikan reputasi ADL atau melanggar Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi serta hukum dan peraturan yang berlaku. Hadiah dalam bentuk uang tunai atau setara uang dilarang. Setiap hadiah yang ditawarkan, diberikan, atau diterima (dalam keadaan tertentu) harus sesuai dengan hukum, Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi ADL, serta kebijakan dan prosedur terkait lainnya. Jika ada hadiah yang ditawarkan, diberikan, atau diterima, karyawan harus mendapatkan dan/atau memperoleh persetujuan sebelumnya. Hadiah tidak boleh ditawarkan atau diberikan kepada karyawan ADL atau anggota keluarga mereka jika dapat menimbulkan kesan memengaruhi hubungan bisnis dengan ADL atau keputusan bisnis yang dibuat dari hubungan bisnis tersebut. Untuk menghindari keraguan, hadiah didefinisikan sebagai segala bentuk hiburan, perjalanan, kenyamanan, donasi, serta sponsor.

2.3 Sikap terhadap Konflik Kepentingan

Pemasok harus melaporkan secara tertulis kepada Kepala Pengadaan ADL jika ada direktur atau karyawan ADL dan/atau anggota keluarga dari direktur atau karyawan ADL yang menjadi karyawan, mitra, direktur, atau pemegang saham (selain sekuritas yang diperdagangkan secara publik) Pemasok. Anggota keluarga dari direktur atau karyawan ADL mencakup pasangan, orang tua, anak, saudara laki-laki atau perempuan, serta pasangan anak, saudara laki-laki, atau saudara perempuan tersebut. Kebijakan ADL menetapkan bahwa setiap direktur atau karyawan harus menyatakan setiap kepentingan secara langsung atau tidak langsung yang dimiliki oleh mereka atau anggota keluarganya dalam suatu tender atau suatu Pemasok.

2.4 Perilaku Anti-Kompetitif

Pemasok harus mematuhi peraturan dan perundang-undangan terkait persaingan usaha yang berlaku dan tidak terlibat dalam perilaku anti-kompetitif, termasuk namun tidak terbatas pada perilaku kolusi, pengikatan atau pengaitan, penyalahgunaan kekuatan pasar, dan penolakan untuk memasok.

ADL mengharapkan Pemasok untuk mematuhi semua hukum dan peraturan anti-monopoli guna memastikan terciptanya pasar yang bebas dan terbuka. Pemasok dilarang mengusulkan atau membuat kesepakatan dengan pesaing untuk menetapkan atau menstabilkan harga, membagi pelanggan, wilayah, produk, atau pasar, mengatur tender atau melakukan kolusi dalam penawaran, serta memboikot pesaing atau pelanggan.

2.5 Ketentuan terkait Pejabat Publik, Pejabat Pemerintah, dan Orang yang Memegang Jabatan Publik (PEP)

ADL melakukan upaya untuk membangun hubungan yang transparan dan adil dengan Pejabat Publik atau Pejabat Pemerintah (termasuk badan pengatur) serta PEP. PEP didefinisikan sebagai individu yang dipercayakan atas fungsi publik atau pemerintahan di tingkat lokal atau negara asing. Para Pemasok, karyawan dan/atau perwakilan mereka harus mematuhi Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi ADL serta semua hukum dan peraturan yang berlaku dalam semua interaksi atau hubungan dengan Pejabat Publik, Pejabat Pemerintah (termasuk badan pengatur), dan PEP.

ADL mengharapkan kegiatan usaha Pemasok atau Perwakilan Pemasok yang melaksanakan tugas dan pekerjaan untuk ADL bersih dan dapat dipertanggungjawabkan. Setiap penyampaian informasi yang tidak benar dan perilaku ilegal atau tidak etis akan dianggap sebagai pelanggaran terhadap Kode ini.

3. HAK TENAGA KERJA DAN KETENTUAN KERJA

ADL mengharapkan para Pemasoknya untuk mematuhi seluruh undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, serta hak dan prinsip ketenagakerjaan internasional sebagaimana ditetapkan oleh ILO (International Labour Organization) dalam Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work tahun 1998.

3.1 Pekerja Paksa dan Tidak Sukarela

Pemasok tidak diperbolehkan menggunakan tenaga kerja paksa atau tidak sukarela dalam bentuk apa pun (misalnya tenaga kerja paksa, terikat utang, kewajiban magang, atau kerja paksa narapidana). Seluruh hubungan kerja harus bersifat sukarela.

3.2 Larangan Mempekerjakan Anak di Bawah Umur

Pemasok tidak boleh mempekerjakan anak di bawah umur[2]. ADL mendukung penggunaan program magang atau pelatihan kerja resmi yang sah dan sesuai dengan seluruh ketentuan undang-undang serta peraturan yang berlaku. Pekerja berusia di bawah 18 tahun tidak boleh melakukan pekerjaan yang berpotensi membahayakan kesehatan atau keselamatan mereka.

3.3 Upah dan Manfaat

Kompensasi yang dibayarkan kepada pekerja harus mematuhi semua ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku terkait upah, termasuk upah minimum, jam kerja lembur, serta tunjangan yang diwajibkan berdasarkan hukum. Dasar perhitungan upah untuk setiap pekerja harus dijelaskan secara transparan kepada yang bersangkutan dengan tepat waktu melalui slip gaji atau dokumen sejenis.

3.4 Jam Kerja

ADL mengharapkan Pemasok untuk mematuhi norma industri dan peraturan ketenagakerjaan setempat yang berlaku terkait jam kerja sebagaimana diatur dalam undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan di negara masing-masing. Pemasok harus memastikan bahwa setiap kerja lembur dilakukan secara sukarela dan dibayar sesuai dengan tarif lembur yang berlaku. Setiap karyawan harus diberikan setidaknya satu hari libur dalam setiap tujuh hari kerja.

3.5 Rasa Hormat dan Martabat

Pemasok harus memperlakukan seluruh karyawan dengan rasa hormat, serta tidak menggunakan hukuman fisik, ancaman kekerasan, atau bentuk pemaksaan maupun pelecehan fisik lainnya.

3.6 Anti Diskriminasi

Pemasok tidak boleh melakukan diskriminasi[3] dalam praktik rekrutmen maupun hubungan kerja.

3.7 Kebebasan Berserikat

Pemasok harus mengakui hak karyawan untuk bergabung atau tidak bergabung dengan serikat pekerja atau asosiasi tenaga kerja, serta untuk melakukan perundingan bersama sebagaimana diperbolehkan oleh hukum. Pemasok juga memiliki hak untuk menciptakan ketentuan kerja yang kondusif dan menjaga komunikasi terbuka serta hubungan antara pekerja dan manajemen guna menyelesaikan masalah ketenagakerjaan dan kompensasi, serta mendorong hubungan kerja yang positif sehingga pekerja merasa tidak memerlukan perwakilan pihak ketiga.

4. KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

Pemasok harus menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat untuk seluruh karyawannya sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Sejalan dengan kewajiban tersebut, Pemasok harus menyelenggarakan pelatihan, sertifikasi, serta menerapkan program yang efektif yang mencakup program[4] keselamatan untuk mendidik dan melatih karyawannya mengenai prinsip dasar kesehatan dan keselamatan kerja.

Pemasok harus menyediakan informasi keselamatan kerja terkait risiko di tempat kerja, serta memastikan bahwa seluruh karyawan mendapatkan pelatihan yang memadai agar mereka terlindungi dari potensi bahaya. Pemasok juga harus mengidentifikasi dan menilai kemungkinan serta potensi situasi darurat di lingkungan kerja, dan meminimalkan dampaknya dengan menyusun dan menerapkan rencana darurat serta prosedur tanggap darurat.

5. LINGKUNGAN

Pemasok harus menjalankan usahanya dengan cara yang ramah lingkungan. Sebagai standar minimal, Pemasok harus mematuhi semua undang-undang, peraturan, dan standar[5] lingkungan yang berlaku. Pemasok juga harus mematuhi setiap persyaratan lingkungan tambahan yang secara khusus berlaku untuk produk atau layanan yang diberikan kepada ADL, sebagaimana tercantum dalam spesifikasi desain dan produk serta dokumen kontrak. Pemasok harus menerapkan sistem manajemen untuk memastikan pemenuhan terhadap persyaratan tersebut.

6. PRIVASI DATA DAN KEAMANAN SIBER

Seluruh informasi pribadi perusahaan, pelanggan, mitra usaha, dan karyawan milik ADL, baik dalam bentuk fisik maupun digital, bersifat sangat pribadi dan rahasia. Kerahasiaan merupakan hal yang sangat penting untuk melindungi integritas aset informasi, keunggulan kompetitif, serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

ADL mengharapkan agar Pemasok:

memproses data sesuai dengan instruksi ADL, kewajiban kontraknya, dan setiap saat mematuhi undang-undang serta peraturan perlindungan data setempat yang berlaku;
menerapkan langkah tata kelola, fisik, teknis, dan organisasi yang tepat untuk memastikan tingkat keamanan yang sepadan dengan risiko dari kegiatan pemrosesan tersebut;
melaksanakan kerja sama dengan penuh integritas serta menjaga agar biaya dan waktu tetap dalam batas yang telah ditetapkan;
waspada terhadap potensi risiko dan bekerja sesuai dengan batas wewenang kerja sama tanpa menimbulkan risiko yang tidak semestinya bagi ADL;
memastikan bahwa karyawan dan subkontraktornya menerima pelatihan yang memadai serta telah menyatakan komitmen terhadap kewajiban menjaga privasi data dan keamanan siber;
memastikan bahwa akses ke seluruh aset dan sistem yang diberikan kepadanya terlindungi dari penyalahgunaan dan malware, serta memastikan dan menjaga tingkat kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan yang tinggi;
memastikan bahwa akses yang diberikan ke sistem ADL hanya untuk pengguna yang berwenang dengan tingkat akses paling rendah, dan segera mencabut akses tersebut apabila sudah tidak diperlukan;
segera memberitahu ADL jika ditemukan kelemahan dalam keamanan siber;
tidak menyebabkan sistem dan aplikasi di ADL menjadi rentan karena tindakan atau kelalaiannya;
mematuhi semua kebijakan dan standar yang berlaku selama bekerja di tempat usaha ADL.

ADL menganggap pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap undang-undang, peraturan, kebijakan ADL, maupun ketentuan kontrak yang berkaitan dengan privasi data dan keamanan data sebagai pelanggaran yang serius dan dapat mengakibatkan pemberlakuan sanksi atau tindakan terhadap Pemasok.

Pemasok harus segera memberitahu ADL jika terjadi atau diduga akan terjadi:

pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap undang-undang, peraturan, kebijakan ADL, atau ketentuan kontrak yang berkaitan dengan privasi data atau keamanan data; dan
ancaman siber, pelanggaran keamanan, kehilangan, atau kerusakan terhadap data dan informasi milik ADL.

7. ANTI PENCUCIAN UANG

ADL secara tegas melarang segala bentuk dan cara pencucian uang serta pendanaan terorisme.

ADL menganggap pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap undang-undang, peraturan, kebijakan ADL, maupun ketentuan kontrak yang berkaitan dengan pencucian uang dan pendanaan terorisme sebagai pelanggaran berat yang dapat mengakibatkan sanksi dan tindakan terhadap Pemasok.

Pemasok harus segera memberitahu ADL jika terdapat atau diduga akan terjadi pelanggaran maupun ketidakpatuhan terhadap undang-undang, peraturan, kebijakan ADL, atau ketentuan kontrak yang berkaitan dengan pencucian uang atau pendanaan terorisme.

8. PEMANTAUAN KEPATUHAN TERHADAP KODE ETIK

Untuk memudahkan pemantauan kepatuhan Pemasok terhadap Kode ini, ADL mengharapkan agar Pemasok:

Mengembangkan dan memelihara seluruh dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung kepatuhan terhadap standar; dokumentasi tersebut harus akurat, terkini, dan lengkap;
Memberikan akses kepada perwakilan ADL terhadap seluruh catatan dan dokumentasi terkait kerja sama dengan ADL jika diminta oleh ADL;
Mengizinkan perwakilan ADL untuk melakukan wawancara (terkait kerja sama dengan Axiata Group) secara terpisah dengan karyawan, manajemen, dan perwakilan lain dari Pemasok;
Mengizinkan perwakilan ADL untuk melakukan kunjungan lokasi yang telah diberitahukan sebelumnya (terkait kerja sama dengan Axiata Group) ke lokasi Pemasok maupun lokasi Perwakilan Pemasok; dan
Dengan segera menanggapi setiap permintaan informasi yang wajar dari perwakilan ADL terkait pelaksanaan Kode

Pemasok harus memiliki proses yang memadai untuk melakukan perbaikan secara tepat waktu atas setiap kekurangan atau pelanggaran yang diidentifikasi oleh penilaian tersebut.

9. PERNYATAAN

Pemasok harus memberikan pernyataan yang jujur, akurat, dan terbuka mengenai organisasi mereka, kualifikasi, pengalaman, dan kemampuan yang dimiliki. Jika diminta, Pemasok juga harus mengungkapkan referensi yang akurat terkait pekerjaan sebelumnya yang telah dilakukan. Jika referensi pekerjaan sebelumnya tidak dapat diungkapkan karena kewajiban kerahasiaan, Pemasok harus melakukan upaya secara wajar untuk memperoleh izin yang sesuai agar dapat mengungkapkan informasi tersebut tanpa melanggar kewajiban kerahasiaan yang berlaku.

10. Pelaporan Masalah

Saluran Speak Up (https://axiatagroup.integrityline.com) resmi dapat digunakan oleh Pemasok untuk menyampaikan dan mendaftarkan masalah yang mereka alami, termasuk setiap tindakan atau perilaku yang melanggar Kode Etik Pemasok, pelanggaran yang terjadi atau diduga, serta perilaku ilegal atau tidak etis, tanpa takut akan adanya tindakan pembalasan atau perlakuan yang tidak adil terhadapnya. Pemasok harus memastikan bahwa masalah yang disampaikan memiliki dasar atau keyakinan yang wajar dan pengungkapan tersebut dilakukan dengan itikad baik, bukan untuk keuntungan pribadi atau didorong oleh itikad buruk atau niat jahat. Informasi yang hanya berupa rumor atau desas-desus tidak dapat dijadikan dasar untuk menyampaikan masalah atau melakukan pelaporan.

Secara wajar dan memungkinkan, Axiata Group berkomitmen untuk melindungi siapa pun yang melaporkan atau menyampaikan masalah dengan itikad baik, serta mereka yang terlibat dalam atau melakukan penyelidikan, dari tindakan pembalasan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai pelaporan/penyampaian masalah dan saluran resmi Speak Up, silakan merujuk pada Kebijakan dan Prosedur Axiata mengenai Pelaporan/Penyampaian Masalah (https://www.axiata.com/sites/default/files/docs/Whistleblowing_Policy_Procedures.pdf).

12. KEPATUHAN TERHADAP KODE

Pelanggaran terhadap Kode dapat mengakibatkan penerapan tindakan terhadap Pemasok, selain dari upaya hukum atau kontrak yang berlaku. Jenis tindakan yang diterapkan akan bergantung pada sifat dan tingkat pelanggaran serta tingkat komitmen Pemasok yang melanggar kewajibannya dalam Kode ini. Tindakan yang dapat diterapkan terhadap Pemasok meliputi, namun tidak terbatas pada:

Peringatan resmi bahwa ketidakpatuhan yang berlanjut akan mengakibatkan tindakan yang lebih serius;
Pengungkapan sifat pelanggaran kepada seluruh anak perusahaan dan perusahaan asosiasi Axiata; atau
Pengakhiran kontrak secara langsung tanpa hak banding.

[1] Merujuk pada pihak internal dan eksternal yang memiliki interaksi dengan ADL, termasuk semua anggota Direksi, karyawan pada semua tingkatan, serta pihak ketiga termasuk pelanggan, pemasok, kontraktor, vendor, agen, konsultan, perwakilan, distributor, mitra usaha patungan, dan pemangku kepentingan eksternal lainnya yang bertindak untuk atau atas nama ADL.

[2] Istilah “anak” merujuk pada setiap orang di bawah usia 15 tahun (atau usia lain sebagaimana ditetapkan oleh hukum di negara yang bersangkutan), atau di bawah usia penyelesaian pendidikan wajib, atau di bawah usia minimum untuk bekerja di negara tersebut, umur manapun yang paling muda.

[3] Bentuk diskriminasi dapat mencakup ras, agama, usia, kebangsaan, sosial atau etnis, orientasi seksual, jenis kelamin, identitas atau ekspresi gender, status perkawinan, kehamilan, afiliasi politik, atau disabilitas.

[4] Mencakup bidang-bidang seperti keselamatan manusia, kesiapsiagaan darurat, paparan terhadap bahan kimiawi, fisik dan biologis, ergonomi, serta pelaporan dan penyelidikan insiden.

[5] Standar tersebut mencakup pengelolaan dan pembuangan bahan kimia dan limbah, daur ulang, pengolahan dan pembuangan air limbah industri, pengendalian emisi udara, izin lingkungan, dan pelaporan masalah lingkungan.

ADL Supplier Code of Conduct